En este proyecto era requerido manejar varios aspectos relacionados a la nómina de empleados en único sistema multi usuario, multi empresa y accesible desde cualquier equipo, sin importar la ubicación geográfica.
Anteriormente, se llevaban en varias planillas de Excel cada aspecto por separado lo que dificultaba la consulta de información y las tareas diarias de los administradores de RRHH.
En este contexto se desarrollo la siguiente solución
Funcionalidades
Gestión de empleados
Administración centralizada de los empleados
Alta, baja y modificación de datos generales, datos organizacionales formación y datos sociales.
- Datos generales
- Usuario de acceso al sistema
- Foto, Nombre, Apellido, CUIT, fecha nacimiento, sexo, estado civil, contacto, email, domicilio.
- Datos organizacionales
- Cargo, superior, contrato, gerencia, área departamento, alta, baja estado, otros.
- Formación, datos sociales
- estudios, datos obra social, banco.
- Aptos Médicos
- Centro médico, alta y vencimiento, documento adjunto, aptos.
- Ausencias/Licencias
- Tipo de ausencia, desde, hasta, certificado adjunto, justificada, estado.
- Familiares del empleado
- nombre, apellido, fecha nacimiento, género, documento, relación, estudios.
- Contratos
- Tipo contrato, horario laboral, inicio, fin. período de prueba, sueldo, valor hora al 50, valor hora al 100, examen pre ocupacional, nro de cuenta, CBU, Banco, contrato adjunto.
- Control de horas mensuales del empleado
- Visualización de horas, ausencias, sueldo acordado y al confirmar las novedades mensuales genera el recibo de sueldo. Formato calendario visualización por mes.
- Registro de documentos del empleado
- Tipo de documento, fecha de carga, documento adjunto, autor.
- Matriculas
- Nro/nombre matricula, registro nro, consejo emisor, fecha inicio, fecha fin, tiempo restante, estado, documento adjunto.
- Movimientos internos
- tipo de movimiento, duración, documento adjunto, autorizante, observaciones, estado.
- Recibos
- Visualización de recibos mensuales con posibilidad de ver los anteriores, agrega adicionales, descuentos o aumentos.
| # | Funcionalidad | Propósito |
|---|---|---|
| 1 | Alta empleado | Registrar un nuevo empleado en el sistema (Datos generales,Datos organizacionales, Formación, datos sociales) |
| 2 | Modificación empleado | Modifica un empleado en el sistema (Datos generales,Datos organizacionales, Formación, datos sociales, estado y notas) |
| 3 | Aptos Médicos | Llevar el historial de aptos médicos que habilitan al empleado a realizar las tareas asignadas. CRUD. |
| 4 | Ausencias/Licencias | Llevar el registro de las licencias o ausencias de los empleados. El administrador puede crear una solicitud de ausentismo/licencia, o visualizar las solicitudes del empleado que se encuentren pendientes para ser aprobadas o rechazadas. CRUD |
| 5 | Familiares del empleado | Llevar el registro de la carga familiar del empleado. CRUD |
| 6 | Contratos | Llevar el historial de contratos del empleado. Con cada renovación de contrato, se deberá colocar fecha de finalización del anterior o pasarlo a estado inactivo. Los datos importantes del contrato son: la fecha de inicio, la fecha de finalización, el horario que cumplirá el empleado y la remuneración pactada y los costos de las horas extras. Estos datos serán usados luego en el cálculo del recibo mensual. CRUD |
| 7 | Control de horas mensuales | Resumen de las horas trabajadas por mes, por cada empleado. Esta pantalla se nutre de los datos cargados por el empleado en la sección “Mi Puesto”, en la pantalla “Novedad de día” y/o “Novedades Mensuales”, las cuales también son editables por el administrador desde la sección Novedades Mensuales. La información brindada en esta pantalla es solo de consulta, ya que la información es tomada de las novedades diarias y procesada para el cálculo de las horas extras o las horas adeudadas, que junto con la información del contrato son utilizadas para determinar el monto a ser liquidado en el recibo mensual. La única acción disponible es la compensación horaria en el mismo día, es decir que se el agente ingresa una hora tarde y se retira una hora después del horario normal puede tomarse la hora extra como hora compensada por el ingreso tardío. |
| 8 | Registro de documentos | Llevar el historial de documentos presentados por el empleado (DNI, Curriculum, Preocupacional, capacitación, amonestación, etc). CRUD |
| 9 | Matriculas | Llevar el historial de matriculaciones del empleado. El sistema controlará automáticamente los vencimientos. CRUD |
| 10 | Movimientos internos | Registrar los movimientos del empleado en la organización (cambio de puesto, revelamientos, etc). CRUD |
| 11 | Novedades mensuales | Calendario mensual con las novedades del empleado, los horarios de ingreso y salida son creados automáticamente por el sistema utilizando el tipo de horario laboral indicado en el contrato. Cada día debe ser controlado y confirmado por el administrador. La confirmación puede ser individual utilizando el botón confirmar para cada novedad o se puede confirmar todo el més utilizando el botón que se encuentra al pie de la pantalla. Deben estar confirmadas todas las novedades para poder realizar el control de horas y posterior generación del recibo. CRUD |
| 12 | Recibos | Una vez confirmadas las novedades del mes, se habilita la opción de generar recibos mensuales. Utilizando la información del contrato y el control de horas, el sistema calculará automáticamente los montos de depositar. En caso de requerir se pueden agregar items al recibo, indicando una descripción, una cantidad y un monto. |
Empleados
El listado principal de los empleados permite
- Buscar
- Filtrar por activos o inactivos
- Filtrar por provincia, ciudad
- Filtrar por aptos médico
- Filtrar por matriculación
- Filtrar por puesto
- Filtrar por contrato
- Establecer las opciones de carga de empleados
- Acceso a la grilla de presentismo
- listado con empleados + calendario. filtrable por estados, contratos y puesto.
- Acceso a vacaciones pendientes
- Listado de empleados con cuit + días de vacaciones por año + total de días. filtrable por contrato, estados y puesto.
- Descarga excel.
- Acceso a la planilla sueldos
- Listado de empleados con cuit + sueldo básico + adicionales + descuentos + total. filtrable por contrato, estados y puesto.
- Navegable por mes.
- Descarga excel.
- Generar informe (configurar informe)
EPP
Administrar las entregas de los elementos de protección personal a los empleados, permite agregar los productos a entregar, confeccionar una pre entrega para luego procesarla e imprimir la planilla de entrega con el formato preestablecido para que sea firmada por el agente.
Las entregas quedarán procesadas y listas para poder ser consultadas.
- CRUD Listado de elementos
- CRUD entregas
- Historial entregas procesadas
Mi puesto
Está diseñada para ser accesible mediante un smartphone.
Los empleado accederán a esta pantalla para notificar las novedades diarias y solicitar ausentismos si así lo requiriesen. Desde la pestaña “Novedad del día” acceden al día en curso. Desde la pestaña “Novedades Mensuales” se podrán visualizar las novedades del corriente mes. Por último en la pantalla solicitudes, el empleado podrá cargar solicitudes de ausentismos/licencias, permitiendo adjuntar un certificado en formato pdf o una imagen la cual puede ser capturada por la cámara del celular en el momento. Las solicitudes de ausentismo quedan pendientes a ser aprobadas por el administrador, en caso de ser aprobadas no se descontarán los días de ausentismo. De lo contrario, se notifica al empleado que la solicitud fue rechazada y no se justificará el ausentismo.
Dashboard
Panel de datos rápidos que informa
- Ausencias
- Novedades pendientes de procesar.
- Matrículas y aptos médicos
- Indicadores de matriculas activas, por vencer y vencidas.
- Indicadores de aptos médicos activos, por vencer y vencidos.
- Contratos
- Indicadores de contratos activos, por vencer y vencidos.
- Notificación de empleados sin contratos.
- Otros datos
- Cantidades de empleados por puesto, área, departamento, otros.
Organigrama
De acuerdo a la carga de los empleados, definiendo las dependencias requeridas se genera automáticamente el organigrama utilizando la foto, el nombre y el puesto de los empleados. Permite exportarse.
Configuraciones
Cargar y editar todas las opciones del sistema. Las más destacadas se listan a continuación.
| Tipo de Ausencias | Contienen la descripción y la lógica de los motivos de ausencia que se pueden seleccionar desde la pantalla “Ausencias del empleado”. |
| Tipo de Horario | Los tipos de horarios contienen los días y horarios laborales, la lógica de las horas extras y la lógica de las horas nocturnas. Los horarios se indican en un calendario semanal con hora de entrada y salida para cada día. Si no se cargan valores se considera un día no laborable. |
| Tipo de Novedad | Tipos de novedades diarias que se permitirá seleccionar para cada día. El tipo de novedad es utilizada para indicar si el empleado estuvo presente o ausente y para el caso de ausencia si está justificada o no. Tipos de ausencia no justificadas deberán justificarse con una carga en la pantalla de Ausencias, de lo contrario las horas se tomarán como adeudadas y se descontarán del sueldo. |
| Tipo de Horas | Tipos de Horas extras que el sistema contempla. Están compuestas por un código, una descripción, un valor fijo, una fórmula y un estado. el código deberá ser único para cada tipo de hora. El valor fijo será utilizado para el cálculo de las horas en todos los contratos. |
| Otros | Tipos de contratos, Estructura Org, Bancos, Cargos del personal, Categorías, Dependientes, Estados Civiles, Formación, Generaciones, Motivos de Cese, Tipo de Movimientos, Tipos de Pago, Seguridad Social, Sindicalización, Sistema de Pensión, Tipo de Ceses, Tipo de cuenta Banco. |
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